Конференц залы как важный элемент повышения эффективности управленческих решений в организациях любого размера и уровня

Конференц-залы и их роль

В советские времена существовал термин «актовый зал», и все хорошо знают и помнят, что это за помещение и какие функции оно выполняло. Примечательно, что такие помещения востребованы и в современном мире. Правда, название «актовый зал» безнадёжно устарело, и теперь оно используется для обозначения места, где можно провести школьное или институтское собрание. Серьёзным компаниям нужна не менее серьёзная информационная площадка, и называть её актовым залом как-то не солидно. Да и не нужно использовать советские словосочетания, от которых так и веет пионерскими галстуками, комсомольскими значками и партсобраниями, тем более что в русском языке появились новые словосочетания: «конгресс-холл», «коворкинг-центр», «конференц-зал».

А нужен ли конференц-зал компании?

Современные конференц-залы, оборудование в которых должно соответствовать своему времени, предназначены для проведения, как внутрикорпоративных, так и более масштабных мероприятий, далеко выходящих за рамки одной компании. К примеру, это могут быть: семинары, совещания, презентации, интерактивное общение с партнёрами по бизнесу (видеомосты), брифинги, пресс-конференции. Как правило, конференц-залы располагаются в бизнес-центрах, и являются неотъемлемым атрибутом успешной компании.

И если одни прямо горят желанием купить конференц-зал и обустроить его по собственному усмотрению, то другие предпочитают аренду. Неважно, какой способ изберёт руководство, а важно то, что конференц-залы можно смело назвать отличным маркетинговым инструментом, позволяющим организовывать бизнес-процессы и управлять ими, а также воздействовать на потенциальных клиентов и партнёров по бизнесу. И для этого одного ораторского искусства «спикера» мало, поскольку техническое оснащение (зал ведь должен иметь не только трибуну с микрофоном), порой, играет решающую роль.

«Зеркало успеха» компании

Этого несколько «высокопарного» словосочетания вполне заслуживают современные конференц-залы, оснащение которых имеет немаловажное значение. Информационная площадка должна быть удобной во всех отношениях, и каждый человек, участвующий в брифинге или просто присутствующий на семинаре, не должен испытывать ни малейшего дискомфорта. Визуальный комфорт имеет огромное значение, и добиться его можно только за счёт привлечения к работе высококлассных дизайнеров, работающих вместе с архитекторами. Правильный выбор отделочных материалов крайне важен, так как если этим пренебречь, то излишняя звукопроницаемость, зашумленность, неразборчивость речи и другие «недостойные явления» не позволят донести информацию так, как хотелось бы. Разумеется, оборудование для конференц-зала просто обязано быть качественным и заслуживающим доверия.

В идеале, чтобы избежать возникновения непредвиденных ситуаций и негативных факторов, необходимо, чтобы специалисты, занятые в сфере акустических технологий, тесно взаимодействовали с архитекторами и дизайнерами, поскольку такой термин, как «акустика помещения» ещё никто не отменял. Чтобы создать идеальный конференц-зал, проект его должен предусматривать использование акустических панелей, обладающих определёнными свойствами (звукоотражение, звукоизоляция, звукопоглощение). Разумеется, функциональные системы информационной площадки необходимо выбирать в соответствии с конкретными условиями. Оснащение конференц-зала подразумевает наличие подходящей по всем критериям мебели и спецоборудования.

Перечень основного конференц-оборудования

Состав технических средств для передачи и воспроизведения информации зависит от того, какие мероприятия будут проводиться на информационной площадке. Здесь нет единого стандарта, и конференц-оборудование подбирается с учётом потребностей, и в этот перечень может входить:

1. Система видеоконференцсвязь. Обеспечивает аудиовизуальное общение сразу нескольким собеседникам в режиме онлайн. Видеоконференцсвязь – это отличный способ наладить коммуникативные связи между людьми, находящимся на значительном удалении друг от друга. Производители таких систем предлагают усовершенствованные модели, в состав которых входит: встроенный кодек, микрофон и «самонаводящаяся» видеокамера.

2. Экраны для конференц-залов. Подобный вид конференц-оборудования в узких кругах принято называть «видеостенами», предназначенными для «донесения» видеоинформации. В роли «поставщика картинки» могут выступить всевозможные видеопроигрыватели, ПК и ноутбуки, видеокамеры и другие устройства, способные воспроизводить изображение. В роли экрана может выступить «плазма», а также другие устройства.

3. Подсистема коммутации. Теперь она тоже может входить в комплекс акустического оборудования информационной площадки, и функции подсистемы коммутации сводятся не только к переключению источников звука, но и к звукообработке.

4. Проекционная система. В её состав может входить пара приспособлений: проектор и экран. Это достаточно распространённый элемент конференц-зала, оснащённый целым рядом дополнительных функций.

5. Конференц-система. Это конференц-оборудование, в состав которого входит множество элементов, и нередко оно обозначается другим термином – конгресс-система. При желании, можно оснастить конференц-систему дополнительным функционалом, чтобы она могла регистрировать участников мероприятия, вести подсчёт голосов при голосовании. А оборудование для синхронного перевода – это есть не что иное, как составной элемент конгресс-системы. Кстати, благодаря конференц-системе, в диспуте смогут принимать участие сразу несколько человек.

6. Конференц-связь. Даёт возможность для общения сразу нескольким людям. При желании, можно организовать как аудио-, так и видеоконференцию, благодаря чему собеседники смогут друг друга видеть. Такой «визуальный полилог» очень уместен при проведении многосторонних рабочих совещаний, презентаций, вебинаров, пресс-конференций и пр.

7. Конференц-микрофон. Это настоящий помощник, без которого невозможно проведение бизнес-мероприятий. Разумеется, в большинстве случаев такое приспособление используется «во множественном числе», и очень часто предпочтение отдаётся радиомикрофонам различных моделей, что и понятно: никто не хочет путаться в проводах. Существует невероятное количество разновидностей конференц-микрофонов, и одной из них является спикерфон – устройство, в состав которого может входить несколько динамиков и микрофонов.

Многофункциональный конференц-зал

Нередко один конференц-зал решает сразу несколько задач. Например, он может служить не только залом для совещаний и презентаций, но и взять на себя функцию помещения, где можно устроить банкет, провести круглый стол, устроить корпоративную вечеринку или использовать в качестве кинотеатра. То есть, конференц-зал можно обустроить так, чтобы он выполнял сразу несколько функций, и это будет лучшим решением из всех возможных. Но как обеспечить конференц-залу подобную трансформацию? Это можно сделать путём перестановки мебели и тщательного подбора разнородного оборудования, которое обязательно должно быть современным, поскольку его возможности по-настоящему безграничны.