Часть 2: Технологии BYOD для повышения качества переговоров и управления компанией.

Технологии совместной работы в бизнесе

По статистике, 92% руководителей знают, что их сотрудники пользуются личными телефонами и планшетами в рабочее время. Но реагируют они на это по-разному: пока одни ужесточают меры слежки и наказания для попавшихся, другие поощряют использование личных устройств в рабочих целях.

Однако в нашей стране все еще слишком мало организаций и учебных заведений, в которых целенаправленно вводится концепция BYOD. Это название расшифровывается по-английски как «Bring Your Own Device», то есть «Возьми свой гаджет». Доказано, что внедрение подобной системы позволяет повысить производительность работы и учебы.

Но было бы ошибкой полагать, что суть BYOD технологий заключается только в снятии запрета на мобильные устройства. BYOD – это масштабная стратегия, которая включает в себя множество аспектов, в том числе технический, финансовый, организационный и другие.

Техническая политика

До начала внедрения BYOD в компании или образовательном учреждении нужно сформулировать политику организации по отношению к личным мобильным устройствам и донести ее до сотрудников, учащихся и их родителей.

Продуманная политика BYOD включает в себя следующие моменты:

1. Конкретные цели использования мобильных устройств в рабочем или учебном процессе;

2. Минимальные требования к техническим характеристикам личных устройств;

3. Создание локальной беспроводной сети;

4. Общая для всех пользователей антивирусная защита;

5. Установленный порядок оказания технической поддержки;

6. Уровни доступа к конфиденциальным данным (для компаний);

7. Порядок действий при потере, поломке, замене мобильного устройства;

8. Порядок действий для новых пользователей и выходящих из состава организации.

Финансирование

Особенно остро вопрос финансирования стоит, когда вводится технология BYOD в школе. Если для фирмы покупка личных гаджетов для сотрудников является одним из видов инвестиций, которые со временем окупятся, то для школы все намного сложнее. Телефоны и планшеты для учеников должны покупать родители, но не все семьи готовы позволить себе эту трату. К тому же, детей в семье зачастую бывает несколько, а теряют и ломают гаджеты они намного быстрее, чем взрослые.

Предлагаются разные варианты решения этой проблемы: от работы вдвоем на одном устройстве до покупки школьных гаджетов, которыми может воспользоваться каждый. Кроме того, школа несет расходы, связанные с организацией Wi-Fi сети и установкой достаточного количества розеток в классах. Поэтому частному образовательному учреждению проще перейти на технологию BYOD, чем школе, находящейся на государственном финансировании.

Конфиденциальность

При внедрении BYOD в образовании вопрос конфиденциальности не стоит, потому что учебная программа не является тайной. Но самое частое возражение, которое можно услышать от руководителей корпораций – «Использование личных устройств неизбежно приведет к утечке данных».

Но чтобы конфиденциальная информация покинула пределы организации достаточно бумаги и ручки или просто хорошей памяти. Главная причина утечек – не мобильные устройства, а неблагонадежные люди. Поэтому запрет на личные гаджеты не может являться гарантией сохранения данных в секрете.

Разумеется, введение BYOD технологий нужно согласовать со службой безопасности и ввести правила пользования гаджетами для сотрудников. Рекомендуется включить в них следующие пункты:

• Разрешение на использование личного гаджета только после его проверки системным администратором;

• Различные уровни доступа к конфиденциальным документам;

• Создание закрытой беспроводной сети только для сотрудников организации;

• Возможность использования шифрования данных;

• Запрет на хранение корпоративных данных в памяти устройства, внедрение облачных сервисов для этой цели;

• Запрет на использование мобильных устройств, которые были подвергнуты перепрошивке

Заключение

В двадцать первом веке за несколько движений пальцами можно получить доступ к любой известной информации. Поэтому требование отключать мобильные устройства или даже сдавать их во время работы или учебы выглядит нелепо и архаично. Грамотное использование личных смартфонов и планшетов делает рабочий процесс эффективнее, а сотрудников, студентов и школьников – счастливее.